序号 |
事务内容 |
办事流程 |
办理时间 |
办理地点 |
备 注 |
1 |
学籍注册 |
1．全日制学生每学期开学初必须注册； 2．学生持本人校园一卡通和学生证办理注册手续；也可以班级为单位，由班长或学习委员收齐已到校学生校园一卡通和学生证后，集中办理； 3．因故不能按时注册的，需及时按程序办理请假手续，暂缓注册，请假时间到，再办理正式注册手续。 |
1．正常注册：每学期开学报到日和开学第一周。 2．补办注册：办理了请假手续、暂缓注册的学生需补注册，请假时间到后及时补办注册手续。 |
1．学生所在学院学工系统或教务系统办公室。 2．具体咨询考试与学籍管理中心（信息楼112） 电话：6353086 |
1．凡未履行请假手续，不按时注册者，一律认定为旷课，按学校学生管理相关规定处理； 2．因故不能跟班学习者，需及时办理休学手续。 |
2 |
学籍预警 |
1.为加强学风建设，督促同学们按时完成学业，学校每年4月份进行学籍预警，包括降级预警和退学预警。 2.在校学习期间，各教学环节累积不及格学分达到以下情形者予以降级预警：大一年级15（含）学分以上；大二年级20（含）至40（含）学分；大三以上年级25（含）至40（含）学分。 3.各教学环节不及格学分累积超过40学分者，进行退学预警。 |
每学年4月份 |
教务处、学生处及各学院学生工作和学籍管理办公室。 电话：6353086 |
1．教务处将学籍预警名单以通知形式下发各学院，各学院及时与学生及家长联系，对学生批评教育，学生个人作出书面承诺。 2．受到学籍预警同学，必须及时将未通过课程重修过关。 |
3 |
学籍处理 |
1.严格降级和退学制度，每年9～10月份进行学籍处理。 2.学年度学习结束后，各教学环节累积不及格学分达到以下情形者予以降级：大一年级30（含）学分以上；大二年级40（含）至60（含）学分；大三以上年级50（含）至60（含）学分。 3.凡在校学习期间，各教学环节不及格学分累积超过60学分者，一律作退学处理； 4．超过两周无故未返校注册和学习者，作自动退学处理。 |
每学年9～10月 |
1．教务处、学生处及各学院学生工作和学籍管理办公室。 2．如有疑问，请具体咨询考试与学籍管理中心（信息楼112） 电话：6353086 |
1．教务处将受到学籍预处理学生名单下发各学院，各学院与相关学生、家长联系、谈话并记录； 2．教务处下发最终降级处理学生名单文件； 3．教务处、学生处将拟退学处理学生名单提交校长办公会审议，形成最终决议，并校发文，确定最终退学学生名单； 4．退学学生办理相关离校手续，离开学校。 |
4 |
退 学 |
1．学生从教务处网上下载《湖南城市学院学生退学审批表》(需家长签署意见)，经所在学院院长签署意见后报教务处复审，并报校长办公会审议； 2．退学学生办理离校手续； 3．凡退学学生一律不能再恢复学籍。 |
根据实际情况定，可按规定程序随时办理。 |
学校、各学院 教务处 （办公楼126） 电话：6353086 |
学生退学可分为三大类： 1．因事、因病等原因自动放弃学籍，个人申请退学； 2．学习成绩不合格，达到学籍处理退学规定，学校劝其退学； 3．因违反学校纪律规定，受到纪律处分，勒令退学或开除学籍。 |
5 |
休（复）学 |
1．学生确因特殊原因，需要休学者，可以办理休学手续，但必须出示必要的证明材料； 2．学生从教务处网上下载《湖南城市学院学生休学、留（降）级、复学审批表》(需家长签署意见)，学院审批通过后到教务处复审，再到考试与学籍管理中心复学或休学证明； 3．学生将休、复学证明交计财处、所在学院教学秘书老师处备案。 |
根据实际情况定，可按规定程序随时办理。 |
各学院、教务处（办公楼126） 考试与学籍管理中心 （信息楼112） 电话：6353086 |
1．休学时间一般为一年，休学时间到，必须及时办理复学手续； 2．复学时，降至同一专业低一年级学习； 3．学生在校期间，休学时间最长为两年（即最多可休学两次）。 |
6 |
转专业 |
执行“湖南城市学院全日制普通本科学生转专业管理办法”（湘城院发〔2015〕56号）； |
新生入学后第一学期期末。 |
学校、各学院 考试与学籍管理中心 （信息楼112） 电话：6353086 |
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7 |
转学 |
1．严格规范高等学校学生转学，严格执行“教育部办公厅关于进一步规范普通高等学校转学工作的通知”（教学厅[2015]4号）和省教育厅“转发教育部办公厅关于进一步规范普通高等学校转学工作的通知”（湘教通〔2015〕294号）精神； 2．如患病或者确有特殊困难，无法继续在我校学习的，可申请转学。其中患病学生需提供经转出学校、拟转入学校指定医院检查证明。特殊困难一般指因家庭有特殊情况，确需学生本人就近照顾的。 3．符合条件申请转学的，学院、学校将严格审核申请材料，并公示，由校长办公室最终审定。 |
每年的元月、七月受理 |
考试与学籍管理中心 （信息楼112） 电话：6353086 |
申请转学的本科学生高考分数应达到拟转入学校相关专业在生源地相应年份的高考录取分数。 |
8 |
降级 |
1．学生因成绩原因，可以个人申请降级或留级； 2．具体流程请参见“学生申请办理降级、休学、复学、退学流程”； 3．学生从教务处网上下载《湖南城市学院学生休学、留（降）级、复学审批表》(需家长签署意见)，学院审批通过后到教务复审，再到考试与学籍管理中心办理复学或休学手续； 4．学生将休、复学手续交计财处、所在学院教学秘书处备案。 |
根据实际情况定，可按规定程序随时办理。 |
各学院、学生处、教务处考试与学籍管理中心（信息楼112） |
在校期间，个人申请降级最多两次。 |
9 |
毕业证 |
我校学生遵守国家法律法规，校规校纪，修读完专业人才培养方案中所有规定教学任务（含理论课程、实践教学、公共选修等），成绩合格，经审核无误后，可以发放毕业证。 |
1．每年5～6月份审核； 2．学校当年规定的毕业生离校时间前三天发放。 |
学校、学院、 教务处 |
1．获取毕业证后，请及时到中国高等教育学生信息网(http://cywsjf.hncu.net/)查询证书上网情况。 2．毕业证书请一定妥善保管，一旦遗失，不能补办，只能申请办理毕业证明书或到教育部授权的学历认证机构进行学历认证。 |
10 |
毕业证明书 |
1．发现毕业证遗失后，请及时到地市级公开发行的党报上刊登遗失启事； 2．遗失启事登载两周后，携带本人身份证原件及复印件，两寸同底证件照片两张，地市级公开发行的党报上刊登遗失启事的报纸原件一份到学校申请办理。 |
1．每年的4月、10月受理材料； 2．经过审核符合办理毕业证明书条件后，5月、11月来校领取毕业证明书。 |
考试与学籍管理中心（信息楼112） |
1.毕业证明书与毕业证书具有等同法律效力。 2．毕业证明书原则上由本人亲自办理。如确有困难，需委托他人办理者，需提供委托书和必要的委托材料。 |
11 |
学位证书 |
1．我校学生遵守国家法律法规，校规校纪，修读完专业人才培养方案中所有规定教学任务（含理论课程、实践教学、公共选修等），并符合“湖南城市学院学士学位授予工作细则（湘城院发〔2017〕95号）”规定者，可以发放学位； 2．符合学位授予条件的同学，需个人填写“湖南城市学院 届毕业生学士学位申请审批表”，完成个人信息填写后，交所在学院统一审批，上报教务处； 3．教务处根据上级和学校文件规定，提出当年学位授予建议条件和毕业生拟授予学士学位建议名单，提交湖南城市学院学位评定委员会审议表决，决定最终授予学位名单，并发文确认。 |
1．每年5～6月份审核； 2．学校当年规定的毕业生离校时间前三天发放。 |
学校、各学院 教务处 电话：6353086 |
1．请每位同学认真阅读“湖南城市学院学士学位授予工作细则（湘城院发〔2017〕95号）”，并注意文件可能的变更和修改，确保在校期间表现和成绩符合学位授予条件； 2.授予学位一定要个人申请，学位申请表是获取学位的重要佐证材料，进入个人档案，请认真填写。 |
12 |
学籍证明 |
1．学生因特殊需要，可以由教务处开具学籍证明；
2．开具学籍证明须本人办理，出示必要的证明材料，包括身份证、学院开具的在校生证明、个人申请和用途说明等。
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适时 |
教务处办公室（办公楼128） 电话：6353016 |
已毕业学生学籍证明，由学校档案室出具，并加盖学校档案室公章。 |
